امضای ایمیل چیست؟
امضای ایمیل حاوی نام، عنوان، اطلاعات تماس و هرگونه اطلاعات مرتبط دیگر است. ممکن است شامل یک تصویر یا لوگو باشد و با استفاده از یک پالت رنگی مینیمال طراحی شود. امضای ایمیل همیشه باید در پایین ایمیل قرار داده شود.
چرا امضای ایمیل مهم است؟
یک امضای ایمیلی که به خوبی ساخته شده باشد، نشان دهنده نگرش حرفه‌ای شما است، و هرگز ساخت آن در حرفه آکادمیک شما زود نیست.
چه دانشجوی کارشناسی، چه دانشجوی کارشناسی ارشد یا دکتری باشید امضای ایمیل نشان می‌دهد که تحصیل یا کارتان را جدی می‌گیرید.
یک امضای ایمیل حرفه‌ای می‌تواند به شما کمک کند تا وارد سبکی خاص شوید و می‌توانید اعمال زیر را به وسیله‌ی آن انجام دهید:
- تاثیر اولیه خوبی بگذارید.
- اطلاعات تماس خود را به تفصیل شرح دهید.
- اعتبار خود را تثبیت کنید.
- مهارت ها و یا آموزش هایی که دیده‌اید را به نمایش بگذارید.
- صفحه لینکدین یا سایر پروفایل‌های حرفه‌ای خود را لینک کنید.
این ویژگی‌ها می‌توانند در هنگام درخواست‌های شغلی، کمک‌های مالی یا حتی برنامه‌های فوق دکترا یک مزیت رقابتی به شما بدهند.
یک امضای ایمیل حرفه‌ای تاثیر خوبی می‌گذارد.
امضای شما آخرین چیزی است که خواننده می‌بیند. بنابراین، اهمیت دارد که اطمینان حاصل کنید، ایمیل حرفه‌ای شما به یک یادداشت بیش از حد معمولی ختم نمی‌شود.
در دنیای دیجیتال، از امضای ایمیل برای خاتمه پیام‌ها به شیوه‌ای حرفه‌ای استفاده می‌شود. همچنین برای ایجاد روابط حرفه‌ای شما با دیگران نیز مفید است.
امضای پیش‌فرض به جلوگیری از اشتباه تایپی کمک می‌کند.
وقتی استرس دارید (مثلا وقتی برای یک کمک مالی عظیم یا شغلی پرمخاطب درخواست می‌کنید)، احتمال اشتباه کردن شما زیاد است. داشتن یک امضای ایمیل پیش‌فرض باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و تضمین می‌کند که از هرگونه اشتباه تایپی شرم‌آوری که ممکن است در انتهای ایمیل شما باشد جلوگیری کند.
در بیان، ویراستاران حرفه‌ای ما با اشتباهات رایجی که نویسندگان هنگام استرس انجام می‌دهند، بسیار آشنا هستند. اگر نگران یک سند مهم هستید، آن‌ها همیشه آماده کمک به شما هستند.
چه مواردی را باید در امضای ایمیل لحاظ کنم؟
بسیاری از افراد می‌توانند حدس بزنند که چه چیزی باید در یک امضای ایمیل تجاری استاندارد گنجانده شود. با این حال، اکثر آن‌ها هنگام ایجاد یک امضای ایمیل دانشجویی دچار مشکل می‌شوند.
خوشبختانه، روند ایجاد امضای ایمیل بسیار ساده است. ابتدا اجازه دهید به نکات اصلی بپردازیم پس از آن، نمونه‌های امضای ایمیل دانشجویان کارشناسی و کارشناسی ارشد را ببینید.
بهتر است بررسی نمایید آیا دانشکده یا دانشگاه شما دستورالعمل خاصی برای ایجاد امضای ایمیل دارد یا خیر. یک جستجوی سریع در گوگل می‌تواند به شما کمک کند، به خصوص اگر به دنبال نمونه خاصی هستید. اگر بهترین روش‌ها را برای موسسه خود پیدا کردید، بهتر است به دنبال آن‌ها باشید، به خصوص اگر دانشجوی کارشناسی ارشد هستید.
با در نظر گرفتن این موضوع، عناصری وجود دارد که باید در امضای ایمیل دانشجو، صرف نظر از این‌که در حال حاضر در مقطع کارشناسی، کارشناسی ارشد یا دکتری هستید، قرار دهید.
- نام کامل شما
- عنوان و یا رشته شما
- موسسه آموزش عالی و یا بخش شما
- ایمیل و شماره همراه
- پیوندهایی به صفحه لینکدین، نمونه کارها، یا سایر سایت های مرتبط (اختیاری)
- یک عکس، آرم حرفه‌ای (اختیاری)
- ضمایر شما(اختیاری)
- شهر شما (اختیاری)
- یک دستاورد یا جایزه قابل توجه (اختیاری)
منظور از “عنوان” چیست؟
عنوان وضعیت یا نقش فعلی شما را نشان می‌دهد. در این‌جا چند نمونه آورده‌شده‌است:
- دانشجوی‌کارشناسی
- دانشجوی پزشکی
- دانشجوی P.H.D
همه این موارد گزینه‌های خوبی هستند، عنوان همچنین می‌تواند فرصت خوبی برای پررنگ کردن هر سازمان دانشجویی یا پروژه‌ای باشد که رهبری می‌کنید. به عنوان مثال، موارد زیر نیز مناسب است:
- رئیس شورای چندگانه Yale
- دانشجوی پژوهشگر علوم زیست پزشکی
- دانشجوی ویراستار، انتشارات هاروارد
بسته به این‌که به چه کسی ایمیل ارسال می‌کنید، این عناوین ممکن است مؤثرتر از موارد عمومی باشند. مشارکت‌های خود را در دانشگاه یا دانشکده خود و این‌که آیا آن‌ها با هدف ایمیل شما مطابقت دارند، در نظر بگیرید.
با این حال، به یاد داشته باشید که امضای شما باید ساده باشد. تمام تلاش خود را بکنید تا تعداد کلماتتان را به حداقل برسانید. یک قانون خوب این است که بیشتر از شش خط (شامل اطلاعات تماس خود) نباشد.
آیا می توانم یک نام مستعار اضافه کنم؟
بله، اگر به طور معمول به جای نام قانونی کاملتان با یک نام مستعار خطاب می‌شوید، لطفاً آن را در امضای ایمیل حرفه‌ای خود قرار دهید. فراموش نکنید که نام مستعار شما باید حرفه‌ای باشد. علاوه بر این، نامی که ارائه می‌دهید باید به خواننده این امکان را بدهد که اگر نام شما را در Google سرچ کند، به راحتی به نمایه‌های حرفه‌ای کلیدی و یا به نمونه کارهای شما دسترسی داشته باشد.
چرا باید آدرس ایمیل خود را وارد کنم؟
ممکن است احمقانه به نظر برسد که آدرس ایمیل خود را در امضای خود وارد کنید، زیرا قبلاً از آن برای ارسال پیام استفاده کرده‌اید. با این حال، دلیل بسیار خوبی برای انجام این کار وجود دارد.
اگر پیام شما به یک مدیر استخدام، داور کمک مالی یا استاد فرستاده شود، باید مطمئن شوید که در زنجیره ایمیل گم نمی‌شود و خواننده می‌تواند به راحتی اطلاعات تماس شما را پیدا کند.
نمونه‌ای از امضای ایمیل دانشجویی
با استفاده از اطلاعات بالا، در این‌جا نمونه‌ای از امضای ایمیل حرفه‌ای مناسبی برای یک دانشجو آورده‌شده‌است:
نمونه‌‌ایی از امضای ایمیل دانشجوی کارشناسی ارشد
توجه داشته باشید که چگونه مثال دانشجوی کارشناسی ارشد شامل یک پرتره، یک لوگو و ضمایر است:
در نهایت، نمونه ای از امضای ایمیل دانشجوی Ph.D :
قالب های رایگان برای دانشجویان کارشناسی، کارشناسی ارشد و فارغ‌التحصیل
هنگامی که برای ایجاد امضای ایمیل خود آماده شدید، الگوها می‌توانند کمک بزرگی برایتان باشند. از طرف دیگر، همیشه می‌توانید چند خط را در برنامه ایمیل خود تایپ کنید، اما چرا این سبک را امتحان نکنید؟
وب سایت‌های زیر قالب‌های مناسبی را اغلب به صورت رایگان ارائه می‌دهند.
یک برنامه عالی برای شروع، تولید‌کننده امضای ایمیل کاملاً رایگان HubSpot است. این یک برنامه عالی است. با این حال، گاهی اوقات ممکن است از نظر تنوع قالب کمی ضعیف باشد.
اگر هیچ یک از سبک‌های آن‌ها با کار شما سازگار نیست، از امضا و الگوهای امضای رایگان mailsignatures الهام بگیرید.
اگر به دنبال گزینه‌های دیگری هستید، باید به تولید‌کننده امضای‌ایمیل رایگان Gimio نیز مراجعه کنید. شما فقط می توانید یک امضا قبل از درخواست ثبت نام ایجاد کنید، اما ممکن است امضایی که ایجاد کرده‌اید تنها امضایی باشد که به آن نیاز دارید.
ملاحظات طراحی
در این‌جا برخی از ملاحظات مهم طراحی برای امضای‌ایمیل دانشجویان کارشناسی و کارشناسی ارشد آمده‌است:
بایدها
این نکات را برای ایجاد یک امضای ایمیل شیک و موثر دنبال کنید:
- فقط از یک نوع فونت استفاده کنید.
- فقط از یک تا سه رنگ استفاده کنید.
- تاثیر روانی رنگ‌هایی که انتخاب می‌کنید را در نظر بگیرید.
- با یک هد شات، لوگویی حرفه‌ای را برای جذابیت بصری ایجاد کنید.
- فایل‌های تصویری خود را فشرده‌سازی کنید. (زیرا می‌خواهید به راحتی بارگذاری شوند.)
- لینک‌های رسانه‌های اجتماعی، نمونه کارها یا پروژه‌ها را در پایین یا لبه امضای خود قرار دهید.
- اطلاعات جداگانه‌ای را با ستون‌ها، میله‌ها یا سایر عناصر طراحی بگنجانید.
- مطمئن شوید که امضاهای شما روی دسکتاپ و موبایل خوب به نظر می رسند.
نبایدها
این نکات به شما کمک می‌کند تا از امضای نامرتب جلوگیری کنید:
- از رنگ‌های متضاد استفاده نکنید.
- از سه رنگ بیشتر استفاده نکنید.
- به پروفایل‌های شخصی یا غیرحرفه‌ای لینک ندهید.
- از تصاویر بزرگ، تار یا کشیده استفاده نکنید.
نتیجه
اگر به توصیه‌های بالا توجه کنید، به خوبی نحوه ایجاد یک امضای ایمیل حرفه‌ای در مقطع کارشناسی یا کارشناسی ارشد را فراگرفته‌اید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک الگو را انتخاب کنید و شروع کنید.
هنگامی که از امضای خود راضی بودید، در نظر داشته باشید که آیا در مورد محتوای ایمیل یا مقالات، رزومه‌ها، یا سایر اسناد مهمی که ممکن است به آن پیوست کنید، کمک بیشتری می‌خواهید؟ ویراستاران حرفه‌ای بیان به نویسندگان بسیاری کمک کرده‌اند تا رویاهای خود را محقق کنند.
