ارائه یک کنفرانس دانشگاهی بخش مهمی از زندگی یک محقق است. همچنین فرصتی است که اکثر محققان جوان مشتاقانه منتظر آن هستند. بدون شک ارائه‌ی یک کنفرانس تجربه هیجان انگیزی است اما چشم انداز ترسناکی برای اکثر محققان دارد. طبیعی است که حتی محققان باتجربه در حین صحبت با انبوه مخاطبان کمی عصبی شوند، اما برای محققان جوانی که برای اولین بار کنفرانس ارائه می کنند، تمام این فرآیند می‌تواند طاقت فرسا باشد.
کلید ارائه یک کنفرانس موثر در آمادگی خوب فرد نهفته‌است. در این‌جا چند نکته وجود دارد که این روند را برای شما راحت‌تر می‌کند:
1- در نگارش مقاله‌ی خود مخاطب را نیز در نظر بگیرید.
مقاله‌ی کنفرانس باید با مقاله‌ی ژورنالی متفاوت باشد. به یاد داشته باشید که مقاله شما برای شنیده شدن است نه مطالعه کردن. مخاطبان معمولاً دامنه توجه کمتری نسبت به خوانندگان دارند. بنابراین، محتوا را ساده نگه دارید. مقاله را به خوبی با مقدمه، بدنه‌ی مقاله و نتیجه‌گیری واضح سازمانبندی کنید. از زبان ساده و واضح استفاده کنید. هر اصطلاح فنی را که استفاده کرده‌اید، توضیح دهید و هر جا که لازم بود خلاصه‌ای سریع از نکات اصلی ارائه دهید.
2- رعایت محدودیت‌های زمانی در کنفرانس
به طور کلی، جلسات کنفرانس مقاله در کنفرانس‌ها 20 تا 30 دقیقه طول می‌کشد، بنابراین مطالب خود را مطابق با آن آماده کنید. همچنین، برای هر گونه تغییر لحظه‌ی آخری برای زمانبندی مجدد آمادگی داشته‌باشید. اگر 20 دقیقه به شما اختصاص داده شده است، یک طرح کلی کوتاه آماده داشته باشید، فقط در صورتی که گوینده‌ی قبل از شما از محدودیت زمانی خود فراتر رفته است و شما فقط 10 دقیقه برای ارائه فرصت دارید. برعکس، مطالب اضافه نیز در دسترس داشته باشید زیرا ممکن است به جای 20 دقیقه، 30 دقیقه وقت داشته باشید.
3- در حضور یک دوست تمرین کنید.
خواندن در ذهن به شما کمک نمی‌کند تا زمانبندی کنفرانس خودتان را حفظ کنید، زیرا خواندن با صدای بلند در مقابل مخاطب زمان بیشتری می‌برد. چند بار تمرین جلوی دوست یا جلوی آینه برای آشنایی با مطالب باعث افزایش اعتماد به نفس شما می‌شود. ضبط ویدیویی از جلسات تمرینی خود نیز ایده خوبی است زیرا می‌توانید بعداً آن‌ها را مشاهده کنید و بفهمید که کجا نیاز به بهبود دارد. با این حال، درست قبل از جلسه اصلی، بیش از حد تمرین نکنید، زیرا ممکن است صدای شما کسل و خسته به نظر برسد.
4- با اطمینان خاطر کنفرانس را شروع کنید.
نحوه شروع کنفرانس بسیار مهم است. شما باید در 10-20 ثانیه اول جلسه، اعتماد و توجه مخاطب را به دست آورید. با یک معرفی سریع در مورد خودتان شروع کنید زیرا این کار باعث اعتباربخشی به شما می‌شود. مطمئن شوید که از قبل برای این کار آماده شده‌اید. چند نکته مهم را به دقت انتخاب کنید و با یک معرفی مختصر از خودتان آماده شوید. به عنوان مثال “صبح همگی بخیر! اسم من تام اسمیت است. من فارغ التحصیل رشته‌ی پزشکی از دانشگاه میشیگان، نیویورک هستم. پنج سال گذشته را در بخش پزشکی داخلی، بیمارستان JJ کار کرده‌ام. امروز قصد دارم مقاله‌ای تحت عنوان ….”
5- ارتباط چشمی را با مخاطب حفظ کنید.
همانطور که کنفرانس خود را شروع می‌کنید، لبخند بزنید. آرام باشید و نفس عمیق بکشید. این کار به شما کمک می‌کند تا آرامش داشته باشید و هرگونه ناهنجاری بین خود و مخاطبتان را برطرف کنید. مراقب وضعیت بدن خود باشید. صاف بایستید و سر خود را بالا نگه دارید. این کار به شما کمک می‌کند تا با مخاطب ارتباط چشمی برقرار کنید و همچنین صدای شما را شنیدنی‌تر می‌کند. واضح، بلند و پرانرژی صحبت کنید. اما خیلی سریع مطالب را بازگو نکنید. کمی مکث برای ارتباط چشمی با مخاطبین توصیه می‌شود. به مخاطب خود فرصت دهید تا به آن‌چه می‌گویید واکنش نشان دهد، یا اجازه دهید در آن‌چه شما گفته‌اید غرق شود، یا فقط به خودتان اجازه دهید نفس بکشید و خونسرد باشید.
6- گذر از یک ایده به ایده‌ی دیگر
به یاد داشته باشید که در حین کنفرانس از یک ایده به ایده‌ی دیگری گذر کنید. این کار باعث می‌شود یک ارائه‌ی روان داشته باشید. برخی از عباراتی که برای گذر به ایده‌ی دیگری می‌توانید استفاده کنید عبارتند از: «به‌علاوه»، «علاوه بر»، «در نتیجه»، «در عین حال»، «بالاخره» و غیره. هنگامی که از یک ایده دو بار استفاده می‌کنید، می‌توانید با “یک ایده مشابه است” یا “یک مثال دیگر است” و غیره شروع کنید.
هنگام ارائه توضیحات نکته به نکته، بهتر است در ابتدا تعداد کل نکات را ذکر کنید. مثلا: “دلایلی برای این وجود دارد. دلیل اول ….; دلیل دوم این است؛ و غیره.” این رویکرد به خوانندگان کمک می‌کند تا نکات را بهتر پیگیری کنند. علاوه بر این، گاهی اوقات یک مکث ساده یا یک جمله مستقیم مانند «بیایید به قسمت بعدی ارائه برویم» یا «به سراغ ایده دیگری برویم» نیز راهی مؤثر برای معرفی، ایده یا دیدگاه جدید است.
7- تشویق به بحث و پرسش
اگر سوالی را متوجه نشدید، می‌توانید بخواهید که آن را دوباره بیان کنند. اگر پاسخ یک یا دو سوال را نمی‌دانید نگران نباشید. می‌توانید از شخص به خاطر مطرح کردن آن تشکر کنید و بگویید که این زاویه را بررسی نکرده‌اید، اما قطعاً به آن فکر خواهید کرد. اگر سؤالی وجود ندارد، می‌توانید با اشاره به نقطه ضعف مقاله، نشانه‌ای به مخاطب بدهید. با این حال، حتی پس از چند بار پرسیدن، اگر هیچ سوالی وجود نداشت، خیلی خودتان را اذیت نکنید.
8- اطمینان حاصل کنید که کنفرانس، پایان‌بندی طبیعی داشته باشد.
در صورت وجود هرگونه سوال، اطلاعات تماس خود را ارائه دهید و به مخاطبان بگویید که آماده دریافت سوالات از طریق ایمیل هستید. اگر سوالی هست به آن‌ها پاسخ دهید. اگر سؤالی وجود ندارد، فقط از تماشاگران خود برای حضور در جلسه‌ی کنفرانس تشکر کنید و از صحنه خارج شوید. با این حال، بلافاصله اتاق را ترک نکنید. ممکن است افراد پس از پایان ارائه با سؤالاتی به سراغ شما بیایند، یا ممکن است بخواهند تک به تک با شما صحبت کنند.
