آیا در مورد آداب ایمیل دانشگاهی مناسب سردرگم شده‌اید؟
ارسال ایمیل به یک محقق در رشته خودتان می‌تواند یک کار رعب آور باشد. اگر دانشجوی کارشناسی ارشد هستید و قصد دارید پایان‌نامه خود را به استاد راهنمایتان ارسال کنید و یا یک فرد حرفه‌ای در صنعت که به دنبال یک فرصت کاری هستید، دانستن آداب ایمیل آکادمیک مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا تاثیر اولیه خوبی بگذارید. در این مقاله، نکاتی را در مورد آداب ایمیل، برنامه‌ریزی و دریافت پاسخ مورد نظرتان ارائه خواهیم کرد.
1- تحقیق خود را انجام دهید.
قبل از شروع، زمانی را به شناسایی اهداف خود اختصاص دهید و فهرستی از محققانی که علایق و زمینه‌های تخصصیتان با آنها مطابقت دارد، تهیه کنید. برخی از پروژه‌ها و مقالات گذشته آنها را مرور کنید و مواردی را که برایتان جالب است یادداشت کنید. چرا که از این جزئیات می‌توانید هنگام نوشتن‌ایمیل برای نشان‌دادن تعهد به کارتان استفاده کنید. در نهایت، مشخص کنید که مراکز توجه فعلی آنها چیست. پروژه‌های محققین تحت تأثیر عوامل شخصی و خارجی است. بسته به اهدافتان، ممکن است لازم باشد بررسی کنید که آیا آنها هنوز در زمینه مورد علاقه شما کار می‌کنند یا خیر.
2- خود و هدفتان را معرفی کنید.
پس از نوشتن یک خط موضوع مختصر و یک سلام، وقت آن است که خود و هدف ایمیلتان را معرفی کنید.
آداب مناسب ایمیل توصیه می‌کند که چند خط در مورد خودتان توضیح دهید. اطلاعات ارائه‌شده به هدف ایمیل شما بستگی دارد. برای درخواست‌های ساده، مانند نسخه‌ای از اثر منتشر شده یک محقق، ذکر نام، حرفه و وابستگی و همچنین دلیل درخواست شما کافی است. در برخی موارد، تمجید از مخاطبتان در زمینه تخصصی‌اش می‌تواند مفید باشد. زیرا با این کار به او نشان می‌دهید که چرا به صحبت کردن با وی علاقه‌مند هستید. مثلا،
سلام من اینیگو مونتویا، دانشجوی دکتری در زمینه مطالعات قرون وسطی از دانشگاه ییل می‌باشم. من در حال نوشتن پایان‌نامه‌ای در مورد نقش خواب و رویا در امپراتوری بیزانس هستم، و مایلم بدانم آیا شما نسخه‌ای از پایان نامه هاروارد خود را موجود دارید؟
برای مسائل پیچیده تر، مانند درخواست برای اقامت یا موقعیت‌های شغلی، اطلاعات بیشتری مورد نیاز است. هدف این است که محقق را متقاعد کنید که شما یک فرد ایده آل برای این سمت هستید. این موضوع را می‌توان با گنجاندن تجربه کاری گذشته، مقالات و آرزوها و آرمان‌هایتان انجام داد. مثلا،
سلام، اسم من اینیگو مونتویا است و در مورد شمشیرهای جنگی اطلاعات زیادی دارم. ملاحظه کردم که شما در مطالعه خود در مورد شمشیر جنگی با تیغه های قرون وسطایی و رنسانس، فرصتی برای شرکت افرادی که مایل هستند فراهم نموده بودید. مایلم در مطالعه شما ثبت نام کنم تا به روشن شدن تفاوت‌های بین این تیغه‌ها و چگونگی تأثیر ساخت آنها بر سبک‌های مبارزه آن دوران کمک کنم.
3- نکات پایانی را بنویسید.
پس از معرفی خود و هدفتان، نوبت به جمع بندی ایمیل می‌رسد. این آخرین موردی است که یک محقق می‌خواند و می‌تواند انگیزه‌ای برای پاسخ سریع به ایمیل شما باشد. نکات پایانی ایمیل شما نه تنها باید شامل قدردانی از مخاطبتان باشد، بلکه باید شامل یک دعوت به عمل و فراخوان نیز باشد. این کار انتظارات شما را نشان می‌دهد و به شما کمک می‌نماید تا ارتباط بیشتری برقرار کنید.
درخصوص آداب ایمیل حرفه‌ای، ابراز قدردانی می‌تواند به سادگی‌گفتن «از شما برای وقت و توجه شما متشکرم» یا «از راهنمایی‌های شما صمیمانه سپاسگزارم» باشد.
دعوت به عمل شما به ماهیت هدف شما بستگی دارد. برای درخواست های ساده تر، ایجاد یک رابطه دوستانه ممکن است ضروری نباشد. با این حال، اگر بخواهید حوزه مورد علاقه محقق را بیشتر دنبال کنید، یا اگر علاقه واقعی به کار آنها دارید، ایجاد این ارتباط در آینده می‌تواند، مفید باشد. برای درخواست‌های پیچیده تر، این رابطه به شما این فرصت را می‌دهد که تعهد خود را به موضوع نشان دهید و علاقه خود را برای بحث بیشتر در مورد آن موضوع نشان دهید. به طور خلاصه، تعیین کنید که چقدر می‌خواهید در این رابطه سرمایه‌گذاری کنید، و بر این اساس دعوت به عمل کنید.
مشابه با زمانی‌که شخصی را برای اولین بار ملاقات می‌کنید در ایمیل نیز، بهتر است از وی دعوت کنید تا به شما ایمیلی ارسال کند یا برای بحث بیشتر درباره درخواستتان با شما تماس بگیرد. همچنین می‌توانید از آنها دعوت کنید تا در یک محیط حرفه‌ای، مانند کنفرانس، با شما ملاقاتی داشته باشند. با این حال، آنها را به خانه خودتان دعوت نکنید یا پیشنهاد نکنید که در خانه آنها را ملاقات کنید. در زیر چند نمونه از نکات پایانی مناسب و نامناسب آورده شده است.
دعوت به عمل مناسب :
من دوست دارم در مورد این موضوع بیشتر با شما بحث کنم. لطفا در اولین فرصت به من ایمیل بزنید یا با من تماس بگیرید.
دعوت به عمل نامناسب:
من دوست دارم در مورد هنر شمشیربازی بیشتر با شما صحبت کنم. در واقع، من چند سابر بسیار جالب را در خانه خود نگه می‌دارم که معتقدم با دیدن آنها مجذوب خواهید شد. آیا حاضرید ساعت 7 بعد از ظهر این جمعه با من ملاقات کنید؟
4- با امضای ایمیل دانشگاهی خود ایمیل را به پایان برسانید.
پس از نکات پایانی، وقت آن است که ایمیل خود را جمع بندی کنید. حتماً نام کامل، نقش فعلی و اطلاعات تماس خود را وارد کنید.
عبارات مربوط به خداحافظی
هنگام نوشتن یک ایمیل، عبارات خداحافظی زیادی وجود دارد و عملکردهای متفاوتی دارند. به عنوان مثال، عبارت “صمیمانه” شخصی‌تر تلقی می‌گردد و برای زمانی استفاده می‌شود که شما تا حدودی از شخصی که برایش نامه می نویسید اطلاعاتی دارید. در حالی که عبارت “صادقانه” به عنوان یک راه‌ساده برای پایان‌بندی یک ایمیل حرفه‌ای در نظرگرفته می‌شود. مثلا در این زمینه، ما به یک متخصص صنعت که نمی‌شناسیم ایمیل می‌زنیم. بنابراین، باید از عباراتی استفاده کنیم که حرفه‌ای باشد.
مثال‌ها: ارادتمند شما، با احترام
در محیط‌های کاری و حرفه‌ای، از کاربرد کلماتی مانند «به سلامتی»، «مراقب باش» و «عشق» خودداری کنید. به طور کلی، اگر از عبارتی در یادداشتی برای یکی از دوستان نزدیک خود استفاده می‌کنید، برای یک ایمیل دانشگاهی حرفه ای مناسب نیست.
نام و عنوان حرفه‌ای شما
هنگام امضا کردن، از نام کامل خود استفاده کنید.این کار از سردرگمی جلوگیری می‌کند و به آنها کمک می‌کند شما را به خاطر بسپارند. درج نام کامل خود در امضای ایمیل می‌تواند شانس شما را برای دریافت پاسخ افزایش دهد و احتمال گم شدن ایمیل شما در هرزنامه را کاهش دهد.
توصیه می کنیم عنوان حرفه ای یا نقش فعلی خود را به امضای ایمیل خود اضافه کنید. اگر محققی ببیند که شما به یک محل کار یا مؤسسه آموزشی معتبر وابسته هستید، ممکن است تمایل بیشتری برای ارتباط‌گرفتن با شما داشته‌باشد و به درخواست شما احترام بگذارد.
اطلاعات اضافی تماس را ارائه دهید.
در نهایت، اطمینان حاصل کنید که اطلاعات تماس خود را وارد کرده‌اید. محقق آدرس ایمیل شما را از طریق ایمیل دریافت می‌کند، همچنین سایر روش‌های ارتباطی مانند شماره تلفن مستقیم نیز مفید است. همچنین خوب است که گزینه‌های ارتباطی مختلفی به مخاطب داده‌شود، زیرا برخی افراد اولویت‌های متفاوتی دارند.
با احترام،
اینیگو مونتویا
دانشجوی دکترا
گروه مطالعات قرون وسطی
دانشگاه ییل
ایمیل: inigo.montoya@yale.com
تلفن: (123) 555-1234
نتیجه
در حالی که ارسال ایمیل به یک محقق می تواند نگران‌کننده باشد. با کمی تحقیق و برنامه ریزی، می توانید یک پیام حرفه ای کامل برای مخاطبان مورد نظر خود ایجاد کنید و به اهداف خود برسید. آداب ایمیل دانشگاهی مناسب نقش زیادی در مکاتبات حرفه‌ای شما ایفا می‌کند. بنابراین، اگر از مناسب بودن جملات خودتان مطمئن نیستید، از یکی از ویراستاران حرفه‌ای بیان درخواست ویرایش کنید.
