یکی از بزرگترین چالش هایی که محققان پس از پذیرش پیشنهاد بودجه با آن مواجه می شوند، مدیریت موثر بودجه تحقیقاتی است. این کار مسئولیت بزرگی است که مستلزم توانایی تصمیم گیری بی عیب و نقص و مهارت های مدیریتی است. حتی زمانی که تجربه زیادی در تهیه بودجه تحقیقاتی داشته اید نیز ممکن است این کار ترسناک به نظر برسد. بنابراین، در اینجا چند نکته وجود دارد که می تواند به شما در مدیریت بهتر بودجه کمک کند.
1- قوانین و دستورالعمل های استفاده از بودجه را بدانید.
هر موسسه، دستورالعمل های خاص خود را برای استفاده از بودجه تحقیقاتی دارد. این دستورالعمل ها بسته به وضعیت حقوقی مؤسسه، مانند مؤسسه خصوصی، مؤسسه دولتی، بیمارستان یا موسسات غیرانتفاعی، بسیار متفاوت است. برای درک کامل این دستورالعمل ها با پرسنل اداری مربوطه تماس بگیرید.
اگر کمک های مالی بین المللی دریافت کرده اید، قوانین خاص کشور را برای دریافت کنندگان بودجه تحقیقاتی بررسی کنید. برای کمک‌های مالی مشارکتی، به دستورالعمل‌های هر یک از نهادهایی که درگیر هستند – مؤسسات تحقیقاتی و همچنین مؤسسات تأمین مالی – توجه کنید و هرگونه مغایرت یا تفاوت در دستورالعمل‌ها را به موقع حل کنید.
2- مراحل بررسی و مستند سازی را بدانید.
بسیاری از مؤسسات تأمین مالی به منظور اطمینان از استفاده مؤثر از وجوه، بازبینی های دوره ای از دریافت کنندگان بودجه تحقیقاتی خود، انجام می دهند. چنین بررسی هایی ممکن است شامل بازدید از سایت، گزارش پیشرفت، گزارش حسابرسی و غیره باشد. بدون شک ارائه تمام اسناد مربوط به این رویه ها یکی از کسل کننده ترین وظایف است، اما برای اطمینان از مدیریت موثر بودجه تحقیقاتی بسیار مهم است.
بسیاری از آژانس های تامین مالی نیز قبل از آزادسازی بودجه برای اجرای پروژه ها، خود را موظف به نوشتن گزارش پیشرفت می کنند. برنامه‌ریزی و تهیه به موقع این گزارش ها می تواند از مشکلاتی مانند تأخیر در تملک وجوه جلوگیری کند. محققین اصلی معمولاً موظفند در پایان پروژه یک گزارش تکمیلی دو قسمتی ارائه دهند. این یک سند حیاتی است که نه تنها به آژانس‌های تامین مالی اطمینان می‌دهد که از بودجه تحقیقاتی استفاده مناسب می شود، بلکه به محقق نیز کمک می‌کند تا پروفایل خود را برای تضمین کمک‌های مالی آینده، ایجاد کند.
معمولاً بخش اول گزارش، یک توصیف علمی از پروژه است که شامل بررسی متون، مواد و روش‌ها، بحث و نتیجه گیری می‌شود. از آنجایی که این گزارش از نظر محتوا و ساختار مشابه یک مقاله علمی است. این گزارش می تواند به صورت دوره ای در طول انجام پروژه، تهیه و به روز شود. این کار باعث صرفه جویی در زمان می شود. همچنین از هرگونه خطای لحظه آخری ناشی از استرس و اضافه کاری جلوگیری می کند.
بخش دوم گزارش، معمولاً یک گزارش دقیق از میزان استفاده از بودجه است. قالب و ساختار گزارش مالی را از پرسنل مربوطه تهیه کنید و در صورت نیاز با یک حسابرس داخلی مشورت نمایید تا اطمینان حاصل کنید که گزارش با تمام دستورالعمل های مهم مطابقت دارد.
3- تخصیص موثر بودجه درحین پروژه
معمولاً هزینه شامل سه جزء می شود که پول کمک مالی شما طبق آن طبقه بندی می شود: منابع فیزیکی، منابع انسانی و کمک های مالی. بودجه مربوط به منابع فیزیکی در حالت ایده آل باید به اصلاح زیرساخت ها از جمله خرید ماشین آلات فنی خاص، محدود شود. وجوه تخصیص‌یافته برای منابع انسانی باید برای بازپرداخت افراد شاغل در پروژه با در نظرگرفتن تعداد ساعات کار و مشارکت فنی آن ها اختصاص یابد.
علاوه بر این، برخی از آژانس های تامین مالی ممکن است بودجه خاصی را برای کمک های مالی آزاد در نظر بگیرند؛ که ممکن است شامل هر گونه هزینه اضافی شود که در دو جزء دیگر پوشش داده نمی شود. مانند هزینه های سفر برای بازدید آموزشی یا کنفرانس یا هزینه های تحویل هر جزء خاص از پروژه. ممکن است ویژگی‌های فنی این مؤلفه‌ها در آژانس تأمین مالی و مؤسسه تحقیقاتی مختلف، متفاوت باشد، اما از یک الگوی مشابه می‌توان برای تامین آسان بودجه تحقیقاتی استفاده کرد.
4- از بودجه سوءاستفاده نکنید.
همانطور که قبلاً به اختصار ذکر شد، محققان اغلب ملزم به ارائه گزارش مفصلی در مورد نحوه استفاده از بودجه پس از تکمیل پروژه هستند. اینجاست که ممکن است به دلیل کمبود زمان یا اطلاعات مرتبط، چالش‌هایی به وجود بیاید و ممکن است ناخواسته به اشتباهات محاسباتی جدی منجر شود. گاهی اوقات، اقدامات به ظاهر کوچک ممکن است منجر به جرایم مالی جدی شود. مانند تمدید مدت زمان تحقیقاتی بیش از مدت زمان لازم و استفاده از بودجه تحقیقاتی برای تأمین مالی آن. چنین سوء استفاده ای از وجوه، هر چند غیرعمدی، ممکن است به اعتبار شما در میان نهادهای تأمین مالی آسیب جدی وارد کند.
در مورد پروژه هایی که برای مدت طولانی تأمین مالی می شوند، برخی از آژانس ها ممکن است اجازه انتقال وجوه استفاده نشده از سال قبل را ندهند. استفاده از این وجوه بدون اخذ تاییدیه های لازم ممکن است عواقب جدی در پی داشته باشد. بهتر است به موقع با سازمان های تامین مالی گفت و گو کرده و در صورت نیاز درخواست انتقال وجوه به سال آینده ارسال شود. اطمینان حاصل کنید که منابع مالی استفاده نشده که مربوط به تحقیقات آتی نیست؛ به طور مناسب به آژانس تامین مالی بازگردانده می‌شود.
5- اطمینان از شفاف سازی مناسب در صورت بودجه بندی مجدد
کار تحقیقاتی شامل برخورد روزمره با نتایج غیرقابل پیش بینی است. بنابراین، گاهی اوقات، یک پروژه متفاوت با آنچه که در ابتدا به آژانس تأمین مالی پیشنهاد شده بود، اجرا می شود. از این کارممکن است چنین برداشت شود که از بودجه تحقیقاتی استفاده دیگری شده است. اگرچه دلایل، از دیدگاه یک محقق کاملاً منطقی و عملی به نظر می رسد، اما تاییدیه آژانس تأمین مالی برای پیشنهاد اصلاح‌شده ممکن است زمان ببرد. بنابراین، به طور منظم با آژانس در مورد پیشرفت پروژه خود در ارتباط باشید و دیدگاه‌های آن ها را در مورد بودجه بندی مجدد، دریافت کنید. این امر از بروز هرگونه مشکل غیر ضروری جلوگیری می کند و به شما در پرداخت به موقع وجوه کمک می کند.
